La închiderea anului, facturile, extrasele, chitanțele și statele de plată pot ajunge în aceeași cutie, puse una peste alta. Când ai nevoie de o factură anume, peste câteva luni sau câțiva ani, trebuie să răsfoiești tot conținutul cutiei. O arhivă fizică ordonată se construiește din câteva reguli de clasare, aplicate la fel în fiecare an.
Ce vei afla din articol
- Documentele se grupează pe ani, apoi pe tipuri.
- Eticheta de pe cotor arată anul, firma și perioada.
- Cutiile din carton ondulat protejează dosarele închise.
- Evidența arhivei arată raftul fiecărei cutii.
Cum grupezi documentele contabile în arhivă?
Grupează documentele pe ani, apoi pe tipuri de operațiuni, în ordine cronologică:
- un biblioraft pentru documentele bancare și de casă, cu separatoare pe luni;
- un biblioraft pentru achiziții și unul pentru vânzări, cu separatoare alfabetice pe parteneri;
- un biblioraft separat pentru salarii;
- un dosar pentru declarații și pentru documentele de închidere a anului.
Pe cotorul fiecărui biblioraft scrie anul, denumirea firmei, categoria documentelor și perioada, de exemplu „2025, Exemplu SRL, achiziții, ianuarie-iunie”.
Ce consumabile îți trebuie pentru arhivă?
Pentru o arhivă ordonată ai nevoie de:
- bibliorafturi rezistente, pentru dosarele consultate des;
- separatoare din carton sau din plastic;
- folii de protecție pentru documentele care nu trebuie perforate;
- etichete pentru cotoare și pentru cutii;
- cutii de arhivare pentru anii încheiați.
Dacă ții arhiva pentru mai mulți clienți, un ghid de organizare a arhivei contabile recomandă un cod de culori pe categorii de documente, ca să recunoști bibliorafturile direct de pe raft.
Aceste produse sunt disponibile la furnizori de papetărie precum Dacris, afacere de familie românească activă din 1994, al cărei portofoliu acoperă necesarul spațiilor de lucru, de la papetărie și produse din hârtie la mobilier. Cabinetele care lucrează pentru mai mulți clienți pot folosi, în contul de firmă, liste personalizate de produse și comenzi recurente, prin planuri de aprovizionare.
Ce cutii de arhivare alegi pentru documentele fizice?
Pentru anii încheiați, alege cutii din carton ondulat, care protejează dosarele de praf și de deteriorare. La cumpărare, urmărește:
- formatul, potrivit pentru foi A4 sau pentru bibliorafturi întregi;
- rezistența cartonului, dacă stivuiești cutiile;
- spațiul de pe lateral pentru etichetă;
- dimensiunile exterioare, ca să încapă pe rafturile pe care le ai deja.
Unde păstrezi arhiva?
Păstrează cutiile într-o încăpere uscată, cu temperatură constantă, ferită de lumina directă. Așază-le pe rafturi, departe de podea, cu eticheta spre exterior.
Ține o evidență separată a arhivei, pe hârtie sau într-un fișier. Pentru fiecare cutie notezi:
- numărul cutiei;
- anul și firma;
- categoriile de documente pe care le conține;
- raftul pe care se află.
Ce verifici la închiderea fiecărui an?
Parcurge lista după ce ai mutat documentele anului încheiat în cutii.
- Lunile: sunt arhivate documentele din toate lunile anului?
- Etichetele: se citesc de pe raft, fără să scoți cutia?
- Evidența: ai trecut fiecare cutie nouă în lista arhivei?
- Termenul: ai notat pe cutie până când se păstrează documentele?
- Spațiul: ai loc pentru arhiva anului următor?
- Consumabilele: ai comparat ofertele a doi sau trei furnizori de papetărie?
Întrebări frecvente despre arhiva contabilă
Cât timp se păstrează facturile în arhivă?
Termenul de păstrare este stabilit prin lege și depinde de tipul documentului. Contabilul firmei îți poate spune ce termen se aplică facturilor și celorlalte categorii de documente.
Unde stau documentele originale când firma lucrează cu un cabinet de contabilitate?
Stabilește de la începutul colaborării unde se păstrează originalele și cine are acces la ele. Dacă documentele stau la cabinet, cere o listă a celor predate și convine cum îți sunt returnate la finalul colaborării.
Ce faci dacă documentele din arhivă s-au umezit?
Scoate-le din cutie și lasă-le să se usuce la temperatura camerei, întinse pe o suprafață plană. Mută-le apoi în cutii noi și rezolvă sursa de umezeală înainte să le pui înapoi pe raft.
Cum distrugi documentele al căror termen a expirat?
Folosește un distrugător de documente, pentru că actele contabile conțin date ale firmei și ale partenerilor. Notează în evidența arhivei ce cutii ai eliminat și la ce dată.
O arhivă contabilă ordonată pornește de la o regulă de clasare aplicată la fel în fiecare an. Cu etichete clare, o evidență actualizată a cutiilor și un spațiu uscat, găsești repede orice document. Furnizorii de papetărie precum Dacris acoperă consumabilele de care ai nevoie pentru arhivă.
Sursa foto: Pexels, Andrea Piacquadio
